Program OASIS slúži v prvom rade na úplnú evidenciu skladu a faktúr. Obsahuje všetky funkcie potrebné na vedenie skladu a na príjem a vystavovanie faktúr. Obe tieto agendy sú veľmi úzko previazané cez spomínanú dualitu dokladov – znamená to, že napríklad v evidencií odbytu je možné vytvoriť v jednom kroku faktúru aj skladovú výdajku (dodací list). Obsluha programu sa pri tvorbe dokladu rozhoduje, či bude daný doklad len faktúra, len dodací list, alebo oboje súčasne.

To že sú obidva doklady (faktúra, aj skladový pohyb) zapísané jedným elektronickým dokladom neznamená, že dôjde k ich „pomiešaniu“, evidenčne sú úplne samostatné. Faktúra nemá nikdy vplyv na sklad, je to čisto daňový doklad, skladový pohyb nemá zase vplyv na tržby, alebo DPH. Takisto oceňovanie týchto dokladov je rozdielne – skladové pohyby sa oceňujú skladovou cenou, zatiaľ čo faktúry sú dané nákupnou, alebo predajnou cenou.

Prečo sú obe agendy takto úzko prepojené? Pretože sa v obchodnom styku veľmi často prijímajú, alebo vystavujú spolu a týkajú sa toho istého súboru položiek a toho istého súboru obchodných partnerov. Napríklad v odbyte sú na dodacom liste na odberateľa uvedené položky, ktoré sú vydávané zo skladu – spôsobujú tým zmenu hodnoty skladu v hodnotovom aj množstevnom vyjadrení. Tie isté položky sú však uvedené aj na faktúre, kde vytvárajú tržby a podklad pre DPH a výsledná suma zároveň predstavuje pohľadávku daného odberateľa. Uvedený súbor položiek je v systéme tvorený skladom.

V sklade sú evidované karty skladových položiek, obalových a komisných položiek. Pohyby na týchto položkách ovplyvňujú hodnotu skladu. V sklade existuje však aj špeciálna skupina položiek – tzv. neskladové položky, ktoré sú čisto evidenčné. Ich pohyb nikdy nespôsobuje zmenu hodnoty skladu a slúžia hlavne ako evidenčné položky pre režijné faktúry a faktúry za služby. Hoci skladové a neskladové položky evidenčne priamo nesúvisia, často sa vyskytuje situácia, kedy sú na jednej došlej, či vystavenej faktúre uvedené v rôznych kombináciách (tovary, obaly, služby…). Preto sme ich kvôli lepšej prehľadnosti a jednoduchšej tvorbe dokladov zaradili evidenčne do jedného súboru – „skladu“.

Skladový systém dopĺňajú interné skladové pohyby, ktoré nesúvisia s obchodnými partnermi a daňovými dokladmi. Agendu skladu je možné rozšíriť o doplnkový modul objednávok, ktoré súvisia so skladom cez rezervácie a kontrakty na skladových kartách.

S objednávkami je podobne úzko zviazaný systém predfaktúr (vzťah dokladov je tu podobný ako medzi faktúrami a skladovými pohybmi). Objednávka vytvára rezerváciu na sklade, zatiaľ čo predfaktúra predstavuje zálohovú platbu (nie je to však daňový doklad). Pri prevode týchto dokladov do odbytu alebo príjmu sa objednávka transformuje na skladovú výdajku, či príjemku a predfaktúra na faktúru. Takto sa zjednodušuje a urýchľuje tok dokladov vo firme.

Na evidenciu faktúr je možné zas napojiť modul saldokonta a DPH. Takto vzniká priamo v prvotnej evidencií úplná kniha faktúr s podrobnou evidenciou pohľadávok a záväzkov na obchodných partnerov. K jednotlivým faktúram sú totiž evidované ich úhrady, ktoré môžu vnikať buď v evidencií pokladne, alebo banky v podvojnom, či jednoduchom účtovníctve, lebo priamym zápisom úhrady v OASIS-e. Modul saldokonta umožňuje aj vystavovať a sledovať vytvorené príkazy na úhradu.

Na sklad a faktúry je úzko naviazaný aj systém spolupráce s registračnými pokladnicami. Pokladnice sú napĺňané skladovými (príp. aj neskladovými) položkami a pri svojej uzávierke vytvárajú do OASIS-u k predaným položkám skladový aj daňový odbytový doklad – hotovostný dodací list.

Takto koncipovaný systém ďalej rozširujú ďalšie agendy a funkcie, ktoré majú vzťah k skladovej, objednávkovej a fakturačnej evidencií: obalová evidencia, zberné faktúry, výrobné čísla, podpora výroby, colný sklad, atď.…

• Dokladovo riadené základné funkcie
  Systém OASIS je naprogramovaný tak, že všetky dôležité ekonomické funkcie sú k dispozícií priamo pri prvotných dokladoch – nemusíte čakať na prevod do účtovníctva. V systéme OASIS je to napríklad „obchodné saldokonto“ a evidencia DPH z faktúr.
• Dualita dokladov
  Bežná prax obchodného styku vyžaduje rýchlu tvorbu súvisiacich dokladov. OASIS umožňuje rýchlu a pohodlnú manipuláciu so súvisiacimi (duálnymi) dokladmi – faktúrami a dodacími listami, objednávkami a predfaktúrami, …

  Celý systém vstupu dokladov v OASIS-e je riešený úzkou integráciou fakturačného a skladového modulu. V praxi to znamená, že pri vystavovaní faktúry môžeme doklad označiť súčasne ako dodací list, alebo naopak, pri vystavovaní DL môžeme z tohto dokladu ľahko urobiť faktúru vystavenú. Dodací list spôsobí výdaj zo skladu z príslušných kariet a faktúra okamžite spôsobí vznik pohľadávky a podklad pre DPH na výstupe.

  Rovnaký systém platí pri objednávkach a predfaktúrach, ktoré sú postavené na duálnom princípe. Pri prijatých objednávkach môžeme z jedného dokladu tlačiť cenovú ponuku, objednávku, expedičný príkaz a predfaktúru. K tomuto „multidokladu“ je možné ľahko evidovať ako príznak vybavenia objednávky, tak zálohovú úhradu predfaktúry.

  

  Multidoklad: faktúra prijatá + dodací list (príjemka)
   

• Systém evidenčných kariet
  OASIS podporuje niekoľko druhov evidenčných kariet:
  · Skladové karty – tovarové a materiálové
  · Skladové karty neoddeliteľných a ostatných obalov
  · Neskladové karty služieb, prác …
  · Karty komisionálneho tovaru od dodávateľa

  Všetky tieto karty môžu byť evidované na jednom „sklade“, pričom systém podporuje až 250 skladov

  Takmer každý doklad (daňový, skladový, či iný) môže byť tvorený ľubovoľnou kombináciou vyššie uvedených typov položiek, patriacich do ľubovoľných skladov a tovarových skupín.
  Táto funkcionalita umožňuje pružnú tvorbu ľubovoľných dokladov.

  

• Centralizácia informácií
  Znamená to okamžitú dostupnosť všetkých potrebných informácií na jednom mieste. Napríklad pri faktúre sú okamžite na jedno stlačenie klávesy k dispozícií informácie o skladovom doklade a skladových kartách, o obchodnom partnerovi, takisto operatívne saldokonto a prehľad DPH z faktúr.

  Z jedného miesta programu je možné pristúpiť k veľkému množstvu súvisiacich informácií a funkcií – napríklad zo zoznamu došlých faktúr je možné na jedno stlačenie klávesy:
  · Vytvoriť, resp. pozrieť dodací list – príjemku
  · Zadať dovozné a ostatné obstarávacie náklady k príjemke
  · Pozrieť si položky faktúry / príjemky
  · Pozrieť sa na skladové karty položiek dokladov
  · Pozrieť si kartu obchodného partnera
  · Pozrieť si úhrady k faktúre
  · Vytvoriť príkaz na úhradu
  · Vytlačiť zostavy záväzkov a sladokonta partnera
  · Vytlačiť zostavy DPH na vstupe z faktúr
  · Pozrieť si účtovné údaje faktúry a príjemky, spustiť predkontáciu dokladu
  · Nájsť výrobné číslo na doklade,
  · pozrieť si obalové saldo k partnerovi, či obalovej položke na doklade

  Celkom je možné v tabuľke došlých faktúr spustiť viac ako 70 funkcií…

  

• Minimalizovanie ručných (duplicitných) vstupov rovnakých údajov
  Ak na jednom mieste vstúpi do systému doklad s jeho položkami, dokáže elektronicky prechádzať celým systém a transformovať sa na iné typy (napríklad od objednávky cez dodací list, faktúru, pokladničný doklad až po účtovný zápis). V priemernej obchodnej firme dokáže OASIS automaticky previesť 95 % dokladov do účtovníctva bez manuálnych korektúr.

  Z uvedeného obrázku je jasné, ako úzko súvisia jednotlivé agendy – dualita dokladov a centralizácia uľahčuje obsluhe výrazne prácu a šetrí čas, minimalizuje duplicitné vstupy:

  - Skladník prijme tovar tak, že načíta položky na doklad z príslušnej vystavenej objednávky a zapíše príjemku – vznikne príjem na sklad
  - Fakturant po príchode faktúry otvorí príslušnú príjemku, vyplní niekoľko polí, skontroluje sumy a doklad uzavrie – vznikne záväzok v operatívnom saldokonte, podklad pre DPH na vstupe. Pokiaľ vznikne niekde v systéme úhrada k tejto faktúre, zapíše sa do tabuľky úhrad, čím dochádza k párovaniu záväzku.
  - Po príchode faktúry s obstarávacími nákladmi (napr. doprava) fakturant zapíše túto faktúru a zároveň zapíše k príslušnej tovarovej príjemke obstarávacie náklady z faktúry, čím dôjde automaticky ku korekcií skladových cien príslušných tovarov
  - Všetky doklady majú automaticky po svojom vzniku, resp. oprave na základe účtovných predkontácií priradené príslušné účty a ďalšie účtovné údaje, čím sú pripravené na prevod do účtovníctva